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履歴書を企業に郵送するとき、「送状って必要なのかな？」と悩んだことはありませんか？
きっと多くの方が、履歴書だけでいいのか、それとも何か添えるべきなのか迷ってしまいますよね。
実は、履歴書や職務経歴書を郵送する際には、送状（送付状・添え状）という書類を同封するのがビジネスマナーなんですね。
これって知らないと「失礼な応募者」と思われてしまうかもしれませんから、ちょっと心配になりますよね。
でも安心してください。
この記事では、送状とは何か、どうして必要なのか、そしてテンプレートを使って簡単に作る方法まで、一緒に見ていきましょう。
読み終わる頃には、自信を持って応募書類を準備できるようになっているはずですよ。
送状は履歴書に必ず添えるべきもの
結論から言うと、履歴書を郵送するときには送状を同封するのが基本的なマナーです。
送状がなくても応募自体は可能かもしれませんが、ビジネス文書としての礼儀を考えると、きちんと添えた方が印象が良くなるんですね。
送状（送付状・添え状とも呼ばれます）とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際に最上部に置く書類のこと。
この書類には、応募書類の存在を伝えたり、簡単に応募の経緯や熱意をアピールしたりする役割があるんです。
もしかしたら「履歴書に志望動機を書いているから不要じゃないの？」と思われるかもしれませんね。
でも送状があることで、採用担当者さんは「きちんとビジネスマナーを理解している人だな」と感じてくれるはずですよ。
なぜ送状が必要なのか？その理由を詳しく解説
ビジネス文書としての基本マナーだから
送状が必要な一番の理由は、ビジネス文書のマナーなんですね。
普段、誰かに書類を郵送するときも、いきなり本題だけを送るのではなく、「お世話になっております」などの挨拶文を添えますよね。
それと同じで、履歴書という大切な書類を送る際にも、まず「このたび応募させていただきます」という挨拶と、何が同封されているかを明示することが礼儀とされているんです。
採用担当者さんは毎日たくさんの応募書類を確認しています。
送状があれば、封筒を開けたときに「履歴書1枚、職務経歴書2枚」などが一目でわかり、書類の確認がスムーズになるんですよね。
あなたの第一印象を左右するから
送状は、採用担当者さんが最初に目にする書類です。
つまり、あなたの第一印象を決める重要な役割を持っているんですね。
丁寧に書かれた送状があれば、「この人は細かいところまで気を配れる人だな」「社会人としての基本ができているな」という好印象を与えられます。
逆に、送状がなかったり、内容が雑だったりすると、それだけでマイナスのスタートになってしまうかもしれませんよね。
特に、応募者が多い人気企業では、書類選考の段階で細かい部分までチェックされることもあります。
送状の有無や質が、合否を分けるポイントになることだってあるんですね。
簡潔に熱意や応募経緯を伝えられるから
送状には、応募の経緯や志望動機を1〜3行程度で簡潔に書く欄があります。
履歴書や職務経歴書ほど詳しく書く必要はないんですが、「どこで求人を見たのか」「なぜ応募したのか」を短く伝えることができるんですね。
例えば「貴社の○○職は、私の○○の経験を活かせると考え応募いたしました」といった一文を添えるだけで、採用担当者さんの興味を引くことができます。
これって、履歴書を読んでもらう前の「予告編」のような役割ですよね。
書類の不足や間違いを防ぐため
送状には「同封書類一覧」を記載します。
「履歴書1枚、職務経歴書2枚 以上」のように箇条書きでリスト化することで、送った側も受け取った側も、書類の確認がしやすくなるんですね。
もしかしたら郵送の途中で書類が抜けてしまったり、企業側で紛失したりする可能性もゼロではありません。
そんなとき、送状に書類一覧があれば「本来は○枚あるはずなのに」と気づいてもらえるかもしれませんよね。
送状テンプレートを使った具体的な作り方
無料テンプレートをダウンロードできる場所
送状を一から作るのは大変そうに感じるかもしれませんが、実は無料のテンプレートがたくさん用意されているんですよ。
2026年現在、以下のような信頼できるサイトからダウンロードできます。
- 厚生労働省・ハローワーク公式サイト：Word・Excel・PDFの形式で提供されています
- マイナビ転職：転職者向けのテンプレートが豊富です
- doda（デューダ）：業種別のテンプレートも用意されています
- リクルートエージェント：AI生成ツール対応のテンプレートもあります
- 看護師転職サイト：看護師さんなど専門職向けの特化テンプレートもあります
どのサイトも大手企業や公的機関が運営しているので、安心して使えますよね。
Word形式のテンプレートなら、パソコンで必要な部分を入力するだけで簡単に完成しますよ。
送状の基本構成9つの要素
送状には、決まった構成があるんですね。
テンプレートにはすでに形式が整っていますが、どんな内容を書くのか、一緒に確認してみましょう。
- 日付：応募書類を投函する日付を書きます。右寄せで記載するのが一般的です
- 宛名：「株式会社○○ 総務部人事課 採用ご担当者様」のように、具体的に書きます
- 自己連絡先：あなたの住所・氏名・電話番号・メールアドレスを右寄せで記載します
- 頭語：「拝啓」などの挨拶の言葉です
- 時候の挨拶：「新春の候」「青葉の候」など、月ごとに適した季語を使います
- 応募経緯：どこで求人を見たのか、なぜ応募したのかを1〜3行で簡潔に
- 志望動機・自己PR：あなたの強みや経験を短く伝えます（詳細は職務経歴書に譲ります）
- 面接依頼：「ぜひ面接の機会をいただきたく、ご検討のほどよろしくお願いいたします」など
- 結語と同封書類一覧：「敬具」で締めて、最後に同封した書類を箇条書きします
これらの要素がすべて入っていれば、ビジネス文書として完璧な送状になるんですね。
時候の挨拶の具体例
「時候の挨拶って難しそう…」と感じる方も多いかもしれませんね。
でも大丈夫です。月ごとに使える定型文があるので、それを選ぶだけでOKなんですよ。
- 1月：「新春の候」「初春の候」
- 2月：「立春の候」「余寒の候」
- 3月：「早春の候」「春暖の候」
- 4月：「桜花の候」「春暖の候」
- 5月：「青葉の候」「新緑の候」
- 6月：「初夏の候」「梅雨の候」
- 7月：「盛夏の候」「猛暑の候」
- 8月：「残暑の候」「晩夏の候」
- 9月：「初秋の候」「秋涼の候」
- 10月：「秋冷の候」「紅葉の候」
- 11月：「晩秋の候」「向寒の候」
- 12月：「師走の候」「初冬の候」
投函する月に合わせて選ぶだけなので、実はとても簡単なんですよね。
これだけで、きちんとしたビジネス文書らしい雰囲気が出せます。
応募経緯と自己PRの書き方のコツ
応募経緯や自己PRは、簡潔さが命です。
履歴書や職務経歴書で詳しく書くので、送状では1〜3行程度にまとめるのがポイントなんですね。
例えばこんな感じです：
「貴社の営業職の求人を○○で拝見し、これまでの5年間の法人営業経験を活かせると考え、応募させていただきました。お客様との信頼関係構築には自信があり、貴社でも貢献できると確信しております。」
このように、「どこで求人を見たか」「自分の経験」「なぜマッチすると思うか」の3つを盛り込むと、採用担当者さんの興味を引けるんですよね。
ただし、長々と書くのはNGです。
「詳細は職務経歴書をご参照ください」という一文を添えて、あくまで概要を伝えるイメージで書きましょう。
同封書類一覧の書き方
送状の最後には、同封した書類を箇条書きでリスト化します。
これがあることで、受け取った側が「何が入っているか」を一目で確認できるんですね。
書き方はとてもシンプルです：
- 履歴書 1枚
- 職務経歴書 2枚
- 以上
「以上」で締めるのを忘れないようにしましょう。
これだけで、書類の確認がスムーズになりますよ。
送状作成でよくあるNG例と注意点
自己PRが長すぎる
送状で一番やりがちなNGが、自己PRを長々と書いてしまうことなんですね。
「アピールしたい」という気持ちはわかりますが、送状はあくまで「挨拶と概要を伝える書類」です。
もし自己PRが5行も6行も続いてしまうと、採用担当者さんは「要点をまとめられない人なのかな？」と感じてしまうかもしれません。
詳しいアピールは職務経歴書に任せて、送状では簡潔にまとめるのがポイントですよ。
履歴書と内容が重複している
履歴書に書いた志望動機をそのまま送状にコピー＆ペーストしてしまうのも避けたいところです。
送状と履歴書で同じ文章が繰り返されていると、「手抜きかな？」と思われてしまうかもしれませんよね。
送状では「応募の経緯」を中心に、履歴書では「志望動機」を詳しく書く、というように役割分担を意識しましょう。
宛名が雑になっている
「採用担当者様」だけで済ませてしまうのは、ちょっともったいないかもしれません。
可能であれば、「株式会社○○ 総務部人事課 採用ご担当者様」のように、部署名まで具体的に書くと丁寧な印象になります。
求人情報に担当者名が載っている場合は、「○○様」と個人名で宛てるのがベストですね。
細かいことですが、こういった配慮が好印象につながるんですよ。
手書きとパソコン作成、どちらが良い？
「送状は手書きの方が気持ちが伝わるかな？」と悩む方もいるかもしれませんね。
でも、2026年現在ではパソコンで作成するのが推奨されているんです。
手書きだと文字の読みやすさに個人差が出てしまいますし、時間もかかりますよね。
パソコンで作成すれば、読みやすく整った文書になりますし、テンプレートを使えば短時間で完成します。
ただし、特に指定がある場合や、手書きの温かみを重視する業界（福祉系など）では、手書きが好まれることもあるかもしれません。
臨機応変に対応できるといいですね。
封筒への入れ方と郵送時のマナー
書類を入れる順番
送状を作ったら、次は封筒に入れる順番が気になりますよね。
正しい順番は、上から「送状」「履歴書」「職務経歴書」です。
送状が一番上にくることで、採用担当者さんが封筒を開けたときに最初に目にする書類になります。
これによって、スムーズに内容を確認してもらえるんですね。
また、書類は折らずにそのまま横向きに入れるのがマナーです。
A4サイズの書類なら、角形2号の封筒を使うと折らずに入れられますよ。
封筒の表面に書くこと
封筒の表面には、「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入するのが基本です。
これを書くことで、採用担当者さんが一目で「応募書類が入っている封筒だ」と判断できるんですね。
赤いペンで四角く囲んで書くのが一般的です。
もし手書きに自信がなければ、100円ショップや文房具店で「履歴書在中」のスタンプも売っていますよ。
投函前の最終チェック
封筒に入れる前に、もう一度確認してみましょう。
- 送状の日付は投函日になっていますか？
- 宛名に間違いはありませんか？
- 同封書類一覧と実際の枚数は合っていますか？
- 書類の順番は正しいですか？（送状が一番上）
- 封筒の表面に「履歴書在中」と書きましたか？
- 切手は貼りましたか？（料金不足に注意）
これらをチェックしてから投函すれば、安心して応募できますよね。
業界別・状況別の送状テンプレート活用法
看護師など専門職の場合
看護師さんや介護職など、専門職の方向けのテンプレートも増えているんですね。
これらの業界では、資格や実務経験を簡潔に送状で触れると効果的です。
例えば：
「看護師として5年間、急性期病院での勤務経験があり、貴院の○○科での募集に強く興味を持ちました」
このように、専門性を簡潔にアピールすることで、採用担当者さんの目に留まりやすくなりますよ。
転職回数が多い場合
もしかしたら転職回数が多くて不安に感じている方もいるかもしれませんね。
そんなときは、送状で「多様な経験を活かせる」という前向きな視点を短く伝えるといいですよ。
「複数の業界での経験を通じて、柔軟な対応力と幅広い視野を身につけてまいりました」
このような一文を添えるだけで、印象が変わることもあるんですね。
新卒・第二新卒の場合
新卒や第二新卒の方は、実務経験が少ないことを気にされるかもしれませんが、学んできたことや意欲をアピールしましょう。
「大学で学んだ○○の知識を活かし、貴社の○○事業に貢献したいと考えております」
こんな風に書けば、前向きな姿勢が伝わりますよね。
メール送付の場合はどうする？
最近では、応募書類をメールで送る機会も増えていますよね。
その場合、送状の代わりに「メール本文」が送状の役割を果たすんです。
件名：【応募書類送付】○○職への応募（氏名）
本文：時候の挨拶から始めて、応募経緯、添付ファイルの説明を簡潔に書きます。
郵送用の送状テンプレートをベースに、メール用にアレンジすれば大丈夫ですよ。
まとめ：送状で好印象を残して次のステップへ
ここまで、送状テンプレートと履歴書についてたくさんお伝えしてきましたね。
改めてポイントをまとめると、こんな感じです。
- 送状は履歴書郵送時に必須のビジネス文書で、第一印象を左右する大切なもの
- 厚生労働省やマイナビ、dodaなどから無料テンプレートをダウンロードできる
- 日付・宛名・自己連絡先・時候の挨拶・応募経緯・同封書類一覧の9つの要素が基本構成
- 自己PRは簡潔に1〜3行程度に抑え、詳細は職務経歴書に任せる
- 封筒には送状を一番上に入れ、表面に「履歴書在中」と記入する
- パソコン作成が推奨されているが、業界によっては手書きもあり
- 業界や状況に応じたテンプレートを活用すると、より効果的
送状って、たった1枚の書類なんですけど、あなたのビジネスマナーや丁寧さを伝える大切な役割があるんですよね。
もしかしたら「面倒だな」と感じることもあるかもしれませんが、テンプレートを使えば思ったより簡単に作れます。
そして、この一手間が採用担当者さんに「きちんとした人だな」という好印象を与えてくれるんです。
あなたの転職・就職活動を応援しています
履歴書を準備して、送状も作って、いざ郵送…
ここまで来たら、あとは勇気を出して投函するだけですよね。
きっとあなたは、この記事を読んで送状の大切さを理解して、丁寧に準備しようと思ってくださったはずです。
その姿勢こそが、採用担当者さんにも伝わるんですよ。
テンプレートを上手に活用して、あなたらしい送状を作ってみてくださいね。
無料でダウンロードできるテンプレートがたくさんあるので、まずは気軽に試してみるといいかもしれません。
応募書類の準備は、新しいステージへの第一歩です。
一つひとつ丁寧に進めていけば、きっと良い結果につながるはずですよ。
この記事が、あなたの転職・就職活動のお役に立てたら嬉しいです。
心から応援していますね。
